Depuis la première arrivée de Castlereagh sur le continent, en décembre 1813, l’idée de réserver la direction des négociations de paix puis de réorganisation du continent aux quatre principaux vainqueurs de Napoléon s’était imposée de facto. Elle avait été confortée par les clauses du traité de Chaumont (mars 1814), dont l’article 5 disposait : « Les Hautes Parties Contractantes se [réservent] de se concerter entre elles, au moment de la conclusion de la paix avec la France, sur les moyens les plus propres à garantir à l’Europe et à se garantir réciproquement le maintien de cette paix. » Cette doctrine n’avait jamais été officiellement remise en cause, en dépit du traité de Paris, des rencontres de Londres et des discussions de l’été 1814 : « La conduite des affaires doit pratiquement être confiée aux soins des grandes puissances », confirmait Castlereagh à lord Liverpool en septembre. Restait à trouver une formule qui permît de verrouiller les négociations, malgré la présence à Vienne des représentants de tous les autres États européens, eux-mêmes tout aussi régulièrement « invités » par le traité de Paris. Les Quatre décidèrent d’en parler avant l’ouverture du congrès dans des conférences particulières.
Sur le plan pratique, il était impossible de faire s’accorder une centaine de délégations, tant en séances plénières qu’en comités restreints, sur des questions générales aussi bien que sur des détails, sauf à accepter que le congrès dure de longs mois, voire plusieurs années, ce que personne ne souhaitait…